PDF-Export — Entwurf, Archiv & Signatur

Zustandsberichte lassen sich als PDF ausgeben — inklusive Anmerkungen, Detailfotos und Kartierung. Wichtig ist der Unterschied zwischen Entwurf, Archiv und (geplant) qualifizierter Signatur.

Entwurf-PDF

• Jederzeit während der Bearbeitung erzeugbar — beliebig oft
• Enthält den aktuellen Stand von Text, Schäden, Fotos und Kartierung
• Ohne Integritätsseite / Archiv-Signatur
• Bericht bleibt weiter editierbar
• Typische Nutzung: interne Abstimmung, Vorab-Versand, Template-Kontrolle

Rasterfotos in heruntergeladenen Entwurf-PDFs folgen der organisationsweiten Bildqualität. Die Live-Vorschau in der Web-App bleibt auf Standard.

Archiv-PDF (Integritätssignatur)

Beim Abschließen wird der Zustandsbericht schreibgeschützt und ein Archiv-PDF erzeugt:

1. Status → finalized (Kartierung und Formulardaten nicht mehr änderbar)
2. Finales PDF wird generiert (gleiche Template-Engine wie der Entwurf)
3. Die Integritätsseite nennt Zeitstempel, Autor, Rolle, Report-Version, Workspace, Archiv-ID und Prüfadresse
4. Documentr speichert einen SHA-256-Hash über den PDF-Inhalt
5. Ablage als Archiv-Datensatz (Download über Admin / API)

Bei abgeschlossenen Berichten gibt es in der Web-App einen Button PDF: Er lädt das Archiv-PDF. Fehlt das Archiv (z. B. bei älteren Berichten), wird stattdessen die Vorschau erzeugt.

Das Archiv-PDF ist tamper-evident: Jede Änderung am Dateiinhalt fällt bei der Prüfung auf. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS — sondern ein dokumentierter Integritätsnachweis von Documentr. Eingebettete Fotos nutzen dieselbe Bildqualität wie der Download.

Archiv-PDF prüfen

Wer ein Archiv-PDF erhält, kann es ohne Konto prüfen:

1. Die Prüfadresse von der Integritätsseite des PDFs öffnen
2. Das PDF auswählen. Die Datei wird nur im Browser geprüft und nicht hochgeladen.
3. Ergebnis:
   • Unverändert: Die Datei entspricht exakt dem archivierten Bericht (mit Version, Abschlussdatum, Person und Organisation)
   • Verändert: Die Datei weicht vom archivierten Bericht ab
   • Nicht gefunden: Zu dieser Datei gibt es keinen archivierten Bericht

Qualifizierte Signatur (eIDAS) — geplant

Für Professional/Enterprise ist eine kryptographische Signatur über einen externen Vertrauensdienst vorgesehen (eIDAS-konform). Das ist rechtlich etwas anderes als die Integritätssignatur des Archiv-PDFs und erfordert die Anbindung an einen qualifizierten Anbieter.

Kurzvergleich

	Entwurf-PDF	Archiv-PDF	eIDAS (geplant)
Zeitpunkt	während Bearbeitung	nach dem Abschließen	nach dem Abschließen / Workflow
Editierbar danach	ja	nein (Bericht)	nein
Integritäts-Hash	nein	ja (SHA-256, online prüfbar)	ja + QES
Rechtswirkung	informell	Nachweisbarkeit intern/vertraglich	qualifizierte Signatur

Siehe auch: Export-Überblick, Individualisierung.