Berichtstypen

Documentr kennt einen festen Katalog von Berichtstypen. Sie wählen den Typ beim Anlegen; er steuert Formular, bevorzugtes PDF-Template und die Einordnung in Listen. Organisationen legen keine eigenen Typen an — im Unterschied zu Schadenstypen und Ebenen.

Warum verschiedene Typen?

Zustandsprüfung ist nicht eine einzige Tätigkeit. Ein Monitoring in der Sammlung, eine Leihfähigkeitsprüfung vor dem Versand und eine Restaurierungsnotiz nach der Maßnahme brauchen unterschiedliche Formulare, andere PDF-Layouts und eine klare Trennung in der Übersicht.

Ob Monitoring oder Leihgabenprotokoll: auf den Werkansichten kartieren Sie Schäden gleich. Der Typ steuert Anlass, Formular und PDF — nicht die Kartierung.

Katalog

Typ	Typische Verwendung
Monitoring	wiederkehrende Zustandskontrolle
Leihfähigkeitsprüfung	vor einer Leihe: ist das Werk transportfähig?
Leihgabenprotokoll	Protokoll im Leihverkehr
Eingangsprotokoll Ankauf	Aufnahme nach Erwerb
Zustandsprotokoll	allgemeine Zustandsaufnahme
Inventarisierung	Erfassung im Inventar
Restaurierungsnotiz	Notiz zur Maßnahme bzw. nach der Restaurierung

Der Katalog ist systemweit gleich. Vor dem Abschließen lässt sich der Typ am Bericht noch ändern.

Was Sie pro Typ einstellen

Formular. Genau ein Formular pro Typ — zum Beispiel Spectrum für Monitoring, EN 16095 für das Zustandsprotokoll, oder ein eigenes Formular. Beide Katalog-Standards brauchen deshalb zwei Typen oder ein kombiniertes Formular. Siehe Standardformulare.

PDF-Template. Unter PDF-Einstellungen kann jeder Typ ein bevorzugtes Template bekommen (leer = organisationsweiter Default). Ein schlankes Monitoring-PDF kann so anders aussehen als ein ausführliches Leihgabenprotokoll. Siehe PDF individualisieren.

Listen. In der Berichtsübersicht filtern und erkennen Sie Berichte nach Typ.

Die Kartierung selbst hängt nicht vom Typ ab: Zeichnung und Annotation gehören zu den Ansichten im Bericht. Siehe Schäden erfassen.